Ihr Event ist angelegt: Und jetzt?

Sie haben gerade Ihr Event angelegt. Sie haben einen QR-Code, ein Enthüllungsdatum und vermutlich eine Frage: Was passiert jetzt ganz konkret? Hier ist der komplette Ablauf, der Reihe nach.

Vor dem großen Tag: drucken und aufstellen

In Ihrem Dashboard finden Sie vier druckfertige Formate. Den QR-Code allein, wenn Sie ihn in Ihre Einladungen oder Deko einbauen möchten, das A4-Plakat für Eingang und Bar, die Tischaufsteller für die Tische und die kleinen Kärtchen, die Sie überall verteilen können.

Das Prinzip: Je mehr Kontaktpunkte, desto mehr Scans. Drei Orte funktionieren besonders gut:

• Auf den Tischen. Die Leute scannen beim Hinsetzen, vor der Vorspeise, wenn sie sonst nichts zu tun haben.
• Auf den Toiletten. Ganz im Ernst: Jeder geht einmal hin, allein, mit dem Handy in der Hand. Das ist die beste Scan-Quote des Abends.
• An der Bar. Die Wartezeit auf ein Getränk ist perfekt.

Sie müssen Ihren Gästen vor der Feier nichts schicken. Der QR-Code genügt, und es gibt keine App zu installieren: Die Kamera öffnet sich in ihrem Browser.

Am großen Tag: die dreißig Sekunden, die alles ändern

Lassen Sie jemanden ein paar Worte am Mikrofon sagen, den DJ oder einen Trauzeugen. Das macht den Unterschied zwischen zehn und fünfzig Scans. Dreißig Sekunden reichen:

„Heute Abend seid ihr die Fotografen. Scannt den QR-Code auf eurem Tisch: Jeder hat 8 Fotos, kein einziges mehr. Also zielt gut. Morgen früh entdecken wir alles gemeinsam.“

Drei Dinge dürfen in dieser Ansage nicht fehlen: die Zahl der Fotos (das macht das Spiel aus), der Zeitpunkt der Enthüllung (das weckt die Vorfreude) und „keine App zu installieren“ (das räumt das letzte Zögern aus).

Der Trick für alle, bei denen es nicht klappt

Es gibt immer jemanden, dessen Kamera nicht scannt oder dessen Handy zu alt ist. Die Lösung: Lassen Sie den Code mit dem Handy eines anderen scannen und schicken Sie der Person den Link per Nachricht. Der Link funktioniert genau wie der QR-Code. Niemand bleibt außen vor.

Während der Feier: was jeder sieht

Das überrascht die meisten, also lieber ganz klar.

Ihre Gäste sehen nur ihre eigenen Fotos und ihren Zähler. Die Fotos der anderen sehen sie nicht. Jeder hat seinen eigenen Film, und niemand weiß, was die anderen festgehalten haben.

Sie sehen in Ihrem Dashboard, wer gescannt hat, wie viele Fotos jeder gemacht hat und welche Aufnahmen zuletzt angekommen sind. Das ist im Laufe des Abends nützlich: Hat nach einer Stunde niemand gescannt, ist es Zeit für eine neue Runde an den Tischen.

Ein Gast kann ein misslungenes Foto löschen: Der Platz wird frei, und er kann ein neues machen. Über das von Ihnen festgelegte Limit kommt er aber nie hinaus.

Vor der Enthüllung: Ihre halbe Stunde zum Aussortieren

Zwischen dem Ende der Feier und dem Enthüllungsdatum sind Sie der Einzige, der alle Fotos sieht. Das ist Ihr Zeitfenster, um das Album in Ruhe durchzusehen und auszublenden, was stört: das Foto von 3 Uhr morgens, an das sich der Fotograf nicht erinnert, das, auf dem sich jemand sichtlich unwohl fühlt, das exakte Duplikat.

Ein Foto auszublenden ist diskret: Niemand wird benachrichtigt, und wer es aufgenommen hat, erfährt nicht, dass es entfernt wurde. Sie können auch Co-Gastgeber (das Brautpaar, einen Trauzeugen) einladen, um gemeinsam auszusortieren.

Ein Rat: Widerstehen Sie dem Drang, alles zu glätten. Bewegungsunschärfe, schiefer Bildausschnitt, geschlossene Augen: Genau das gibt einem gemeinsamen Album seine Seele. Entfernen Sie, was jemanden stört, nicht, was nicht hübsch ist.

Die Enthüllung: der zweite große Moment

Zur gewählten Uhrzeit öffnet sich das Album auf einen Schlag, für alle. Ihre Gäste bekommen eine Benachrichtigung.

Eine Nachricht von Ihnen im selben Moment macht das Ganze aber viel größer. Bereiten Sie sie vorher vor, am Tag selbst müssen Sie sie dann nur noch in die Gruppe schicken:

„Es ist so weit, der Film ist entwickelt 🎞️ 142 Fotos, gemacht von 47 von euch. Das habt ihr von unserer Feier gesehen: [Link]. Nichts davon hatten wir mitbekommen.“

Nennen Sie eine Zahl. „142 Fotos von 47 Personen“ wirkt viel stärker als „die Fotos sind online“: Die Zahl erzählt, dass alle mitgemacht haben, und genau das macht Lust, sofort zu klicken.

Danach: herunterladen und nicht vergessen

Nur eines zählt wirklich: das komplette Album herunterladen, mit einem Klick in Ihrem Dashboard. Die Fotos bleiben sechs Monate nach der Enthüllung online und werden dann automatisch gelöscht; Sie werden vorher mehrmals per E-Mail daran erinnert.

Bewahren Sie diesen Download dort auf, wo auch Ihre anderen Fotos liegen, und schicken Sie den Galerie-Link an alle, die nicht dabei sein konnten: Sie bleibt für jeden zugänglich, der den Link hat.

Kurz zusammengefasst

• Vorher: drucken, den QR-Code an mehreren Stellen aufstellen, die Ansage vorbereiten.
• Währenddessen: am Mikrofon ankündigen lassen, die Scans im Dashboard verfolgen.
• Nach der Feier: das Album allein durchsehen, ausblenden, was stört.
• Zur Enthüllung: Ihre Nachricht mit der Zahl verschicken.
• Innerhalb von sechs Monaten: alles herunterladen und sicher aufbewahren.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten (wie viele Aufnahmen je nach Art der Feier, welche Enthüllungszeit, wie man schüchterne Gäste gewinnt), steht alles im Leitfaden für Gastgeber.

Und halten Sie die 9 häufigsten Probleme griffbereit: Kamera blockiert, Mini-Browser, langsames Netz. Das ist die Seite, die Sie einem Gast weiterleiten, der am großen Tag nicht weiterkommt.