Hochzeitslocation Checkliste: die Fragen für Ihre Besichtigung

Die Location ist oft die größte Ausgabe der Hochzeit und die erste Unterschrift. Ist die Anzahlung einmal geleistet, wird ein Rückzieher teuer. Hier sind die Fragen an die Hochzeitslocation, nach Themen sortiert, jeweils mit dem Grund, warum sie zählt, und der Falle, die sie verhindert. Am Ende finden Sie eine Hochzeitslocation Checkliste zum Ausdrucken und Mitnehmen zur Besichtigung.

Ein Rat vorab: Besichtigen Sie die Location, wenn möglich, zur selben Jahreszeit und zur selben Uhrzeit wie Ihre Hochzeit. Ein Saal, der im Juni um 15 Uhr in der Sonne liegt, wirkt im Oktober um 23 Uhr ganz anders.

Die richtige Hochzeitslocation finden: die Methode

• Bereiten Sie Ihre Zahlen vor der Besichtigung vor: Gästezahl (Erwachsene und Kinder), Höchstbudget, zwei oder drei mögliche Termine.
• Kommen Sie zu zweit oder mit einer Vertrauensperson. Einer stellt die Fragen, der andere notiert und fotografiert.
• Lassen Sie sich wichtige Antworten schriftlich geben. Was nicht im Vertrag steht, gibt es nicht.
• Fragen Sie nach einem Mustervertrag und lesen Sie ihn in Ruhe zu Hause, nicht vor Ort.

1. Kapazität und Räume

• Wie viele Personen beim gesetzten Essen, und wie viele bei einem Stehempfang? Die beiden Zahlen sind sehr unterschiedlich. Ein Saal „für 200 Personen“ ist das oft nur stehend.
• Wie viele mit Tanzfläche und DJ-Pult? Tanzfläche und Technik nehmen schnell den Platz mehrerer Tische ein.
• Welche Höchstzahl ist zugelassen? Ein Veranstaltungsort hat eine aus Sicherheitsgründen festgelegte Obergrenze. Wer sie überschreitet, hat im Schadensfall ein Versicherungsproblem.
• Gibt es getrennte Bereiche für eine freie Trauung, den Sektempfang, das Essen, eine Kinderecke, eine ruhige Lounge?
• Wird die Location exklusiv vermietet? Manche Güter richten zwei Feiern am selben Tag aus oder lassen ein Restaurant für andere Gäste geöffnet.

Warum das zählt: Ein zu voller Saal ist unbequem, ein zu großer wirkt leer. Verlangen Sie einen Plan mit der Tischanordnung, die Sie sich vorstellen (rund oder lange Tafeln), keine theoretische Kapazität.

2. Der Schlechtwetterplan

• Wo finden Sektempfang und Trauung bei Regen statt? Besichtigen Sie diesen Raum genauso aufmerksam wie den Rest.
• Ist der Plan B inklusive, oder muss ein Zelt gemietet werden? Und zu welchem Preis?
• Bis wann muss man sich entscheiden? Am Vortag, am Morgen, zwei Stunden vorher?
• Lassen sich die Räume heizen oder kühlen, wenn das Wetter extrem ist?

Warum das zählt: Viele Locations werden über ihren Garten verkauft. Ist der Plan B eine Scheune ohne Charme oder ein zu kleiner Saal, dann müssen Sie ihn beurteilen, denn vielleicht verbringen Sie dort den ganzen Tag.

3. Uhrzeiten und Ende der Feier

• Ab wann haben Sie Zugang, um die Deko aufzubauen? Ist der Vortag möglich, und zu welchem Preis?
• Wann muss die Musik aufhören, und wann müssen alle den Saal verlassen haben?
• Wird noch in der Nacht aufgeräumt oder am nächsten Morgen?
• Ist die Location am Tag danach verfügbar für einen Brunch oder ein Katerfrühstück?
• Kostet es extra, wenn es später wird? Manche berechnen jede zusätzliche Stunde.

Warum das zählt: Musikende um 1 Uhr nachts verändert den ganzen Abend. Wenn Sie von einer Party bis zum Morgengrauen träumen, ist das die erste Frage, noch vor der Besichtigung.

4. Lautstärke und Nachbarn

• Hat der Saal einen Schallpegelbegrenzer? Das ist ein Gerät, das die Anlage abschaltet, wenn die Lautstärke einen Grenzwert überschreitet. Auf welchen Wert ist er eingestellt?
• Ist Musik im Freien erlaubt, und bis wann? In Deutschland gilt draußen vielerorts ab 22 Uhr Nachtruhe.
• Gibt es Nachbarn in der Nähe, und gab es schon Beschwerden?
• Müssen Türen und Fenster ab einer bestimmten Uhrzeit geschlossen bleiben?

Warum das zählt: Ein zu niedrig eingestellter Begrenzer schaltet bei jedem Refrain ab, den alle mitsingen. Lassen Sie Ihren DJ mit der Location sprechen, bevor Sie ihn buchen: Er kann einschätzen, ob das machbar ist.

5. Vorgegebener oder freier Caterer

• Ist der Caterer vorgegeben, aus einer Liste zu wählen, oder völlig frei?
• Wenn der Caterer frei ist: Kostet ein externer Caterer extra?
• Wie ist die Küche ausgestattet? Kühlraum, Öfen, Herd, Spülküche, genug Strom?
• Ist ein Probeessen vor der Unterschrift möglich, wenn der Caterer vorgegeben ist?
• Darf die Hochzeitstorte von einer anderen Konditorei kommen? Manche Caterer berechnen dafür ein „Tortengeld“ (auch Kuchengeld) pro Stück oder pauschal.

Warum das zählt: Der Caterer kostet oft so viel wie die Miete. Eine günstige Location mit einem teuren vorgegebenen Caterer ist keine günstige Location. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten pro Gast.

6. Getränke und Korkgeld

• Dürfen Sie eigene Getränke mitbringen?
• Gibt es ein Korkgeld, also einen Betrag für jede mitgebrachte und geöffnete Flasche? Pro Flasche oder pauschal?
• Gilt dasselbe für Wein, Sekt und Spirituosen? Gibt es eine Staffelung?
• Wer übernimmt den Service an der Bar, und bis wann?

Warum das zählt: Nicht jede Location verlangt Korkgeld, und die Beträge schwanken stark. Multipliziert mit der Zahl der Flaschen einer Hochzeit kann es die Ersparnis durch eigenen Wein zunichtemachen. Rechnen Sie nach, bevor Sie sich entscheiden.

7. Inklusive Ausstattung

• Tische und Stühle: wie viele, welche Form, welche Größe? Sind die Stühle vorzeigbar oder braucht es Hussen?
• Tischwäsche, Geschirr, Gläser: inklusive oder zu mieten?
• Musikanlage, Mikrofon, Beamer, Leinwand: vorhanden und funktionsfähig?
• Licht: Lässt sich der Saal dimmen? Sind die Außenbereiche nachts beleuchtet?
• Heizung und Klimaanlage: inklusive oder extra berechnet?

Warum das zählt: Tische, Stühle, Tischwäsche und Geschirr für hundert Personen zu mieten, ist ein ernsthafter Budgetposten. Eine etwas teurere, aber voll ausgestattete Location ist am Ende manchmal günstiger.

8. Übernachtung

• Wie viele Betten gibt es vor Ort, und zu welchem Preis?
• Müssen alle Zimmer der Location verpflichtend gemietet werden?
• Bis wann müssen die Zimmer am nächsten Tag geräumt sein?
• Welche Hotels oder Pensionen in der Nähe empfiehlt die Location?

Warum das zählt: Wer vor Ort übernachtet, setzt sich nach der Feier nicht ans Steuer. Das ist eine echte Sicherheitsfrage und ein enormer Komfort für Gäste, die von weit her kommen.

9. Anfahrt und Parken

• Wie viele Parkplätze gibt es, und dürfen die Autos über Nacht stehen bleiben?
• Ist die Location mit dem Navi leicht zu finden? Ist der Weg nachts beleuchtet?
• Gibt es einen Bahnhof in der Nähe, und fahren spät am Abend noch Taxis?
• Ist ein Shuttle möglich oder von der Location schon organisiert?

Warum das zählt: Auf dem Land um 2 Uhr nachts ein Taxi zu finden, grenzt manchmal an ein Wunder. Ist die Heimfahrt kompliziert, planen Sie einen Shuttle oder Übernachtungen ein.

10. Barrierefreiheit

• Ist die Location rollstuhlgerecht? Treppen, Rampen, Aufzug?
• Gibt es barrierefreie Toiletten?
• Liegen die Bereiche nah beieinander, oder muss man weit über Kies oder Wiese laufen?

Warum das zählt: Ein Großelternteil, das nicht in den Speisesaal kommt: Das ist ein verdorbener Tag für ihn und für Sie. Denken Sie auch an Absätze auf Kopfsteinpflaster und an Kinderwagen.

11. Handynetz und WLAN

• Gibt es im Saal Empfang? Verlassen Sie sich nicht auf die Antwort: Schalten Sie das WLAN Ihres Handys aus und testen Sie selbst, im Saal, nicht auf dem Parkplatz. Wenn möglich mit zwei verschiedenen Netzbetreibern.
• Gibt es ein WLAN für Gäste, das den ganzen Saal abdeckt und nicht nur den Empfang?
• Wie viele Geräte verkraftet es gleichzeitig, und wie lautet das Passwort?

Warum das zählt: Die schönsten Locations (Gewölbekeller, Scheunen aus Naturstein, Täler) haben oft den schlechtesten Empfang. Ohne Netz keine geteilten Fotos, kein Anruf für einen verirrten Gast, keine Kartenzahlung an der Bar. Es gibt Lösungen: Wir erklären sie in kein Netz im Saal, was tun und in das WLAN der Hochzeitslocation.

12. Erlaubte Programmpunkte und Deko

• Welche Programmpunkte sind erlaubt? Feuerwerk, Kaltfunken, Kerzen, Nebelmaschine, Konfetti, Reiswerfen?
• Darf Deko an Wänden, Balken oder Decke befestigt werden?
• Gibt es Strom und Platz für eine Fotobox oder einen DJ?
• Dürfen Spiele im Freien aufgebaut werden, eine freie Trauung im Garten stattfinden?

Warum das zählt: Sie möchten nicht einen Monat vor der Hochzeit erfahren, dass Kerzen verboten sind oder das Feuerwerk nicht möglich ist. Wenn Sie noch überlegen, was Sie planen: Wir haben 36 Ideen für Hochzeitsspiele und Unterhaltung mit ihren Einschränkungen gesammelt.

13. Vorgegebene Dienstleister und Ansprechpartner

• Gibt es vorgegebene Dienstleister oder eine verbindliche Partnerliste (DJ, Floristik, Fotograf, Möbelverleih)?
• Fallen Gebühren an, wenn Sie einen externen Dienstleister wählen?
• Wer ist am Hochzeitstag von der Location vor Ort, und bis wann? Wen rufen Sie bei Problemen an?
• Wer kümmert sich um die GEMA? Bei einer geschlossenen privaten Feier, bei der Sie die Gäste persönlich kennen, fallen in der Regel keine Gebühren an. Bei sehr großen oder halböffentlichen Feiern kann das anders sein: Klären Sie es mit DJ und Location.

Warum das zählt: Ein vorgegebener Dienstleister kann hervorragend sein, aber er muss vor der Unterschrift genannt werden, nicht danach auftauchen. Und am Hochzeitstag löst ein erreichbarer Verantwortlicher der Location in fünf Minuten, was Ihnen sonst eine Stunde verderben würde.

14. Preis, Anzahlung und Zahlung

• Was ist im Preis genau enthalten? Reinigung, Strom, Heizung, Sicherheitsdienst, Übernachtungssteuer oder Kurtaxe?
• Ist der Preis bis zur Hochzeit garantiert, oder kann er angepasst werden, wenn Sie zwei Jahre im Voraus unterschreiben?
• Wie hoch ist die Anzahlung bei der Buchung, und wann sind die weiteren Zahlungen fällig?
• Was passiert mit der Anzahlung, wenn Sie stornieren?

Warum das zählt: In Deutschland regelt vor allem der Vertrag, was bei einer Absage mit Ihrem Geld passiert. Üblich ist eine Stornostaffel: Je näher die Hochzeit, desto höher der Anteil, den Sie zahlen. Lesen Sie diese Klausel genau. Pauschale Stornogebühren in den AGB dürfen nicht unangemessen hoch sein, und Ihnen muss der Nachweis offenstehen, dass der tatsächliche Schaden der Location geringer ist. Im Zweifel hilft eine Beratung, zum Beispiel bei der Verbraucherzentrale.

15. Stornierung und Verschiebung

• Was passiert, wenn Sie absagen, je nach Zeitpunkt der Absage?
• Ist eine Verschiebung möglich, und zu welchen Bedingungen?
• Was passiert, wenn die Location absagt (Verkauf, Umbau, Schaden)?
• Welche Fälle gelten im Vertrag als höhere Gewalt?

Warum das zählt: Man unterschreibt oft mehr als ein Jahr im Voraus. In einem Jahr kann viel passieren. Ein Vertrag, der nur die Absage des Kunden regelt und nie die der Location, ist unausgewogen.

16. Versicherung

• Verlangt die Location einen Nachweis über eine Haftpflichtversicherung? Prüfen Sie, ob Ihre private Haftpflicht eine Feier dieser Art abdeckt und ob Schäden an gemieteten Räumen (Mietsachschäden) eingeschlossen sind; sonst gibt es eine Veranstalterhaftpflicht für den Tag.
• Ist die Location selbst versichert für Unfälle auf ihrem Gelände?
• Brauchen Sie eine Hochzeitsversicherung? Es gibt spezielle Policen gegen Ausfall; vergleichen Sie, was sie wirklich abdecken (Krankheit, Unwetter, Ausfall eines Dienstleisters).

Warum das zählt: Ein Glas Rotwein auf einem antiken Sofa oder eine zerbrochene Scheibe können teuer werden. Besser, Sie wissen vorher, wer zahlt.

17. Übergabe und Kaution

• Gibt es eine Abnahme bei Übergabe und Rückgabe, mit Protokoll? In Ihrer Anwesenheit?
• Wie hoch ist die Kaution, und wann wird sie zurückgezahlt?
• Ist die Endreinigung inklusive, oder müssen Sie den Saal sauber übergeben?
• Wer kümmert sich um den Müll, die Mülltrennung, das Leergut?
• Wird zerbrochenes Material pro Stück berechnet?

Warum das zählt: Die Kaution beträgt oft mehrere Hundert Euro, manchmal mehr. Machen Sie bei Ihrer Ankunft datierte Fotos vom Saal: Das ist Ihr bester Schutz bei Meinungsverschiedenheiten.

Die typischen Fallen bei der Besichtigung einer Hochzeitslocation

• Der Preis „ab“. Er gilt oft für einen Wochentag außerhalb der Saison, ohne Reinigung und Heizung. Verlangen Sie ein Angebot für Ihr Datum und Ihre Gästezahl, alles inklusive.
• Die Stehkapazität als Sitzkapazität verkauft. Lassen Sie sich einen echten Tischplan zeigen.
• Der nie besichtigte Plan B. Der Garten ist herrlich, der Ausweichsaal viel weniger.
• Das Ende der Feier, zu spät entdeckt. Oder die Musik, die um 1 Uhr von einem Begrenzer abgeschaltet wird, von dem Ihnen niemand erzählt hat.
• Versteckte Kosten. Strom nach Verbrauch, verpflichtender Sicherheitsdienst, Korkgeld, Tortengeld, Gebühren für externe Caterer.
• Auschecken um 10 Uhr am nächsten Morgen. Mit Gästen, die um 5 Uhr ins Bett gegangen sind, wird das ein Wettlauf.
• Zu wenige Toiletten für die Zahl der Gäste, oder eine Sicherung, die rausfliegt, wenn Caterer und DJ alles gleichzeitig einstecken.
• Mündliche Zusagen. „Der Vortag ist kein Problem“, „Sie dürfen bestimmt länger feiern“: Was nicht schriftlich steht, verpflichtet niemanden.

Fragen Sie auch nach Kontakten zu Paaren, die dort geheiratet haben, oder lesen Sie aktuelle Bewertungen. Und sobald die Location unterschrieben ist, wartet der Rest des Kalenders: Die Hochzeit Checkliste mit Zeitplan hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Die Checkliste zum Ausdrucken für Ihre Besichtigung

Drucken Sie diese Liste aus, haken Sie während der Besichtigung ab und notieren Sie die Antworten am Rand.

• ☐ Kapazität beim gesetzten Essen, mit Tanzfläche und DJ
• ☐ Kapazität beim Stehempfang und zugelassene Höchstzahl
• ☐ Getrennte Bereiche: Trauung, Sektempfang, Essen, Kinder
• ☐ Exklusive Vermietung
• ☐ Schlechtwetterplan besichtigt, inklusive oder kostenpflichtig, Entscheidungszeitpunkt
• ☐ Heizung und Klimaanlage
• ☐ Zugang zum Aufbauen, Vortag möglich
• ☐ Musikende und Uhrzeit, zu der der Saal verlassen werden muss
• ☐ Aufräumen nachts oder am nächsten Tag, Location für den Brunch verfügbar
• ☐ Schallpegelbegrenzer und eingestellter Wert, Musik im Freien bis wann
• ☐ Nachbarn in der Nähe, Vorgaben zu Türen und Fenstern
• ☐ Caterer vorgegeben, aus Liste oder frei, Gebühr für externen Caterer
• ☐ Ausstattung der Küche und Stromleistung
• ☐ Torte von einer anderen Konditorei, Tortengeld
• ☐ Eigene Getränke, Korkgeld und seine Höhe
• ☐ Tische, Stühle, Tischwäsche, Geschirr inklusive
• ☐ Musikanlage, Mikrofon, Beamer, Licht innen und außen
• ☐ Zahl der Betten, Preis, Auschecken am nächsten Tag
• ☐ Parkplätze, beleuchteter Weg, Taxis und Shuttles
• ☐ Rollstuhlgerechter Zugang und barrierefreie Toiletten
• ☐ Empfang im Saal mit zwei Netzbetreibern getestet
• ☐ Gäste-WLAN: Abdeckung, Zahl der Geräte, Passwort
• ☐ Erlaubte Programmpunkte: Feuerwerk, Kerzen, Konfetti, Nebel
• ☐ Deko an Wänden und Decke
• ☐ Vorgegebene Dienstleister und Gebühren für externe
• ☐ Ansprechpartner am Hochzeitstag und seine Nummer
• ☐ GEMA: wer kümmert sich
• ☐ Was im Preis enthalten ist, Preisgarantie bis zum Datum
• ☐ Anzahlung, Höhe und Zahlungsplan
• ☐ Storno- und Verschiebungsbedingungen, auf beiden Seiten
• ☐ Haftpflichtnachweis verlangt, Mietsachschäden abgedeckt
• ☐ Übergabeprotokoll bei Ankunft und Abreise, Höhe der Kaution
• ☐ Reinigung, Müll, Bruch berechnet
• ☐ Mustervertrag mitgenommen

Eine letzte Idee für den Hochzeitstag: Wenn der Empfang im Saal gut ist, verwandelt eine digitale Einwegkamera für alle das Handy jedes Gastes in eine Kamera, mit einem QR-Code auf den Tischen und einem Album, das am nächsten Tag für alle sichtbar wird.